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Pourquoi les communications unifiées vont s’imposer dans les PME

Toutes les entreprises ou presque innovent. Pour survivre dans un univers économique difficile, pour conquérir des marchés, pour améliorer sa production, ou pour proposer le produit unique que tous envient, l’innovation est une obligation pour les dirigeants de PME.

Des besoins pressants, des freins qui se lèvent, une tendance qui s’impose

Si cette innovation s’imagine facilement dans une chaîne de production, dans du marketing automation, dans les processus de planification ou de production intégrés à un ERP, ou dans la continuité de l’accès aux informations même en déplacement, elle n’a pas encore révolutionné un outil utilisé par tout le monde dans l’entreprise, la téléphonie.

Les CentrexIP, les TrunkSIP, la ToIP ont eu peu d’impact sur la communication, la collaboration, pour une raison simple : ils sont d’abord une solution de transport de la voix et l’approche initiale n’était pas basée sur un bénéfice d’usage. Rien ne distingue vraiment un téléphone IP du bon vieux téléphone utilisé par tous depuis des dizaines d’années.

En outre la principale motivation des entreprises à adopter la voix sur IP qui était financière, avec la gratuité des communications entre sites distants reliés par un VPN MPLS (réseau étendu d’entreprise), est devenue aujourd’hui sans réel objet avec la baisse ininterrompue du coût des communications, tant fixes que mobiles. Enfin beaucoup d’acteurs du marché du Centrex IP ont contribué à la mauvaise image de la téléphonie IP à ses débuts, notamment par manque de maîtrise des réseaux.

Plusieurs raisons nous poussent à croire que cette époque touche à sa fin, que les PME vont conjuguer les mots innovation et communication, en adoptant plus qu’une simple technologie de transport de la voix : en adoptant des usages, usages devenus nécessaires dans une entreprise, en adoptant la communication unifiée.

Nouveaux utilisateurs, contexte d’apparition de périphérique nouveaux, production de la communication dans des datacenters distants, il nous a semblé utile de rappeler ces raisons qui vont faire progresser l’adoption de la communication unifiée.

Pour être révélé, tout le potentiel des nouvelles générations nécessite plus qu’un PC et un numéro de téléphone avec SDA !

1 – Une nouvelle génération de collaborateurs

Les entreprises intègrent une nouvelle génération de collaborateurs. Un cadre trentenaire a connu l’internet depuis son adolescence. Il tchatte, il skype, il communique, il échange, il ne possède pas mais il utilise. Son smartphone n’est plus un smartphone, c’est une extension de sa vie sociale, qui l’accompagne en permanence. Et si certains sociologues parlent d’un comportement de zappeurs, il ne faut pas sous-estimer le potentiel d’une génération rompue aux réseaux sociaux, à un autre mode de travail très basé sur l’échange et le collaboratif. Pour être révélé, ce potentiel nécessite plus qu’un PC et un numéro de téléphone avec SDA ! Et les premières questions posées par ces nouvelles recrues concernent souvent ce qui leur apparaît essentiel dans leur travail : internet et solutions de communication et collaboration !

La complexité des outils finit aussi par lasser les utilisateurs, qui au final perdent leur efficacité à jongler entre des outils différents, des messageries pas du tout uniques, des médias trop nombreux et à l’interface toujours différente.

2 – Des outils toujours plus nombreux

Les communications unifiées dans les PME

Comment être efficace, comment être plus productif ? Si la possibilité de communiquer en permanence apparait comme étant une solution, elle complexifie la tâche des responsables informatiques. Les nouveaux périphériques se multiplient, smartphones personnels, solutions logicielles de conférence vidéo, tablettes, outils web, ultrabook, avec une nouvelle tendance, ces outils sont souvent apportés dans l’entreprise par le salarié, avec tous les risques connus de ce qu’on appelle maintenant le BYOD.
Et cette complexité finit aussi par lasser les utilisateurs, qui au final perdent leur efficacité à jongler entre des outils différents, des messageries pas du tout uniques, des médias trop nombreux et à l’interface toujours différente.

La réduction des coûts concerne maintenant des aspects liés à l’organisation.

3 – La réduction des coûts

Autre leitmotiv, la réduction des coûts… En un peu plus d’une dizaine d’années, la concurrence a fait bien maigrir les factures téléphoniques. Mais la réduction des coûts concerne maintenant des aspects liés à l’organisation. L’innovation appliquée à la communication doit permettre d’organiser des réunions commerciales efficaces, sans déplacements lointains ou nuits d’hôtel. Un service RH doit pouvoir interviewer ses candidats sans leur payer un billet de train. Un ingénieur doit pouvoir former ses collaborateurs à distance, enregistrer cette formation et proposer de revoir cette vidéo ultérieurement. Un numéro de téléphone doit rester unique, le vôtre, que vous soyez en déplacement, au bureau, en télétravail. Une messagerie a pour vocation d’être unique, que ce soit pour des messages vocaux ou pour vos mails. Et si l’ergonomie des logiciels a fait de gros progrès ces dernières années, et bien tous ces outils doivent avoir une interface unique pour plus de facilité !

La promotion de la communication unifiée est très simple, il suffit de montrer, de parler le langage de la direction concernée, pour que très rapidement les bénéfices soient identifiés.

4 – Un accès facilité à des usages conçus pour être hébergés

Présentés à un DRH, un directeur commercial, un directeur général, les bénéfices de la communication unifiée remportent très vite leur adhésion. Former à distance, organiser une réunion commerciale, recruter, dialoguer avec des partenaires invités dans une conférence, tout est évidemment plus simple, plus rapide. La promotion des usages de la communication unifiée est très simple, il suffit de montrer, de parler le langage de la direction concernée, pour que très rapidement les bénéfices soient identifiés. L’effort d’explication doit surtout porter sur la mise en œuvre, sur la simplicité d’utilisation, sur l’administration distante. Le SaaS est là pour répondre à ces attentes, pour permettre une intégration facile de la solution dans l’entreprise sans amener une nouvelle complexité.

La communication unifiée LyncUne étude qui nous conforte dans notre vision

Avec Microsoft Lync, la solution de téléphonie et de communication unifiée de Microsoft, nous connaissons un succès qui va grandissant, souvent dans des PME, avec des bénéfices dont nos clients témoignent régulièrement.

Une étude de Frost & Sullivan publiée en mai 2013, résume les principaux avantages des solutions de communications unifiées et collaboratives cités par les PME :

  1. La réduction des couts de fonctionnement
  2. L’amélioration de la productivité
  3. La collaboration entre les salariés éloignés et mobiles
  4. L’augmentation de la satisfaction client

Cette étude nous conforte dans notre vision des bénéfices permis par l’innovation des communications unifiées. Sachant que pourtant beaucoup de fonctionnalités sont déjà déployées dans les entreprises : conférences audio (83%), messagerie unifiée (69%), convergence fixe-mobile (66%). Pas toujours avec des interfaces uniques, souvent avec des difficultés d’appréhension.

Mais les PME n’ont pas encore sauté le pas vers la communication unifiée. Pourquoi ? Selon cette même étude de Frost & Sullivan, les réticences reposent sur :

  1. Les coûts d’intégration (54%) et les coûts relatifs aux licences (51%)
  2. Une connaissance restreinte
  3. La difficulté de mise en œuvre

= La vision SaaS est une très bonne réponse à ces freins. Nous avons développé un savoir-faire unique dans la livraison de services de communication unifiée, avec un périmètre complet : messagerie instantanée, audio et vidéoconférence, téléphonie, messagerie unifiée. Notre vision SaaS permet de proposer un outil de communication moderne, mobile, adapté au télétravail pour un coût dérisoire par utilisateur. Et dans tous les cas, le service est adopté immédiatement par tous les utilisateurs, avec un niveau de satisfaction très élevé, et cette question récurrente : « Comment faisait-on avant ? »

Ces données inspirent désormais de plus en plus de décideurs, qui n’envisagent plus innovation et réussite sans ces solutions collaboratives d’avenir.

Alors, pourquoi les CUC (Communications Unifiées et de Collaboration) vont s’imposer ?

Parce qu’il est désormais possible d’avoir tous les avantages sans les inconvénients. Et qu’au-delà du possible, cela devient indispensable. Rapidité, simplicité, coûts maitrisés : une réponse aux éventuelles réticences, avec en plus une souplesse de la solution qui permet aux PME de toujours voir plus grand !

« L’atout incontestable avec Lync par Adista en mode hébergé, c’est de ne plus avoir à gérer d’infrastructure et de payer uniquement ce que nous consommons. Tout est externalisé. Pour notre technicien, c’est un soulagement. Il peut davantage se concentrer sur les problèmes à résoudre en interne. La force de Lync, c’est de s’adapter à tous les contextes, sans contrainte de déploiement, sans aucune installation sur site, le trafic ne nécessitant qu’une simple connexion réseau. » Jean-François Laplume, Directeur Général de l’agence aquitaine des initiatives numériques.

Ces données inspirent désormais de plus en plus de décideurs, qui n’envisagent plus innovation et réussite sans ces solutions collaboratives d’avenir.

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