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Stratégie numérique des organisations : Intranet et RSE, quelles évolutions ?


L’observatoire de l’Intranet et de la stratégie numérique a récemment publié
ses résultats pour 2013. L’occasion de se pencher sur les dernières évolution de l’intranet et des technologies de l’information au sein des organisation publiques et privées. Zoom sur ces chiffres stratégiques révélateurs d’une certaine maturité numérique des entreprises et annonciateurs des tendances à venir.

Pourquoi une telle étude ?

Ces enquêtes sont réalisées tous les ans depuis 1999 par le cabinet Arctus. Il s’agit avant tout de définir les tendances numériques qui s’affirment dans les organisations, comprendre comment et pourquoi les stratégies évoluent. L’idée est de pouvoir anticiper les évolutions TIC et d’orienter au mieux les entreprises.
D’une manière générale, on comprend que le numérique et ses usages prennent une place de plus en plus rationnelle au sein des organisations, de sorte que les enjeux stratégiques se dessinent plus clairement.

Quelles sont les tendances en 2013 ?

La tendance à soulever concerne les outils collaboratifs. Leur appropriation par les équipes est en nette progression, preuve d’une bonne compréhension de leur valeur ajoutée opérationnelle.

          _Plus d’efficacité dans les communications
Parmi les fonctionnalités proposées par les entreprises, les outils de communication en temps réel tels que la visioconférence ou la messagerie instantanée font de plus en plus d’émules ; tout comme l’agenda partagé et les espaces de travail collaboratif.

          _Capitalisation des connaissances
Au regard des fonctionnalités qui vont s’amplifier (wikis, blogs, forums, cartographie…), l’étude met d’ores et déjà en avant la tendance à la capitalisation des connaissances, sujet prioritaire dans un contexte de départ en retraite massif des boomers.

          _Meilleure utilisation de l’intranet
Du côté de l’intranet, son intérêt stratégique n’est plus à démontrer. 61 % des entreprises annoncent une consultation régulière de leur intranet, voire une pratique largement étendue.
Pour aller un peu plus loin, 64 % des répondants à l’étude déclarent disposer d’un intranet unifié. Pour les autres, plusieurs intranet coexistent. Le dispositif numérique semble être en perpétuel mouvement puisque 44% des intranet ont déjà subi plusieurs refontes et dans de nombreux cas, c’est un travail d’unification qui est en cours. Côté utilisateur, un changement s’opère également puisque globalement c’est l’implication de l’ensemble des métiers de l’entreprise à l’intranet qui est en hausse.
Inévitablement, une prise de conscience plus marquée de la nécessité de la gouvernance se dessine. 43 % des entreprises disposent désormais d’un ou plusieurs Comunity Manager en interne, contre 37% en 2012. Et 26 % prévoient d’augmenter leur nombre d’ici un an.

Une meilleure pratique de la transmission de l’information est en train de se dessiner.          

          _Toujours plus de mobilité Tendance encore plus marquante, celle de la mobilité. La communication s’impose désormais Anywhere, Anytime, Anydevice. Et cela n’ira qu’en s’amplifiant puisqu’on estime que 80% des intranets seront accessibles en mobilité dans un an (73 % actuellement). On note également une progression généralisée des tâches exécutables à l’extérieur de l’entreprise : intégrer du contenu, travailler sur un espace collaboratif, réaliser des tâches administratives…. D’ici un an, le taux de consultation des dispositifs numériques sur tablette et smartphone va doubler. Le boom du BYOD (Bring Your Own Device) va évidemment de pair avec cette tendance.

          _Boom des espaces de travail collaboratif
Les espaces de projet sont en nette croissance et disponibles dans près de 2 cas sur trois. Selon les répondants, ils sont avant tout utilisés pour répondre aux besoins d’une équipe réunie autour d’une problématique spécifique, ou au lancement officiel d’un projet. Parmi les fonctionnalités les plus proposées : la bibliothèque documentaire, le calendrier des évènement, les actualités, les alertes RSS, les forums/FAQ.

          _Progression des RSE, recul des alertes mails
Les RSE sont de plus en plus utilisés dans l’entreprise et intégrés à l’Intranet, mais la tendance reste encore timide. En 2013, 27 % des entreprises en proposent un, contre 21% en 2012. De nombreux projets sont en cours.
Face à cette augmentation, on notera tout de même le recul des alertes mails, preuve qu’une meilleure pratique de la transmission de l’information est en train de se dessiner. Rappelons que de plus en plus d’employés sont surchargés de mails et sont soumis à des habitudes contreproductives. Une étude réalisée par le cabinet McKinsey estime d’ailleurs qu’une personne travaillant dans un bureau passe 28% de sa semaine à trier et écrire ses mails. (Nous reviendrons sur ce sujet un peu plus tard dans un autre billet !)

Les stratégies numériques se dessinent

La stratégie numérique des entreprises commence donc à émerger mais les disparités sont et seront inévitables dans un contexte où se mêlent freins économiques et multiplication des technologies. Un équilibre est à trouver, d’autant qu’il apparait clairement que les RSE permettent aux organisations d’augmenter la productivité de leurs employés en améliorant leur communication.
Pour mener à bien la déploiement de ces outils de plus en plus stratégiques, les entreprises se rejoignent sur plusieurs points : la nécessaire implication des directions, une étude des besoins des utilisateurs, le cadrage du projet, la définition des objectifs, une bonne conduite du changement et la formation des utilisateurs.
Dans ce nouveau contexte en mutation perpétuelle, chaque collaborateur devient le maillon participatif d’un réseau aux intérêts communs et partagés. La transformation portée par le numérique est en marche !

A propos d’Arctus
La mission première d’Arctus est d’aider ses clients à créer de la valeur par le bon usage des TIC, en leur offrant une vision stratégique et en leur donnant les moyens d’anticiper les évolutions des nouvelles technologies dans l’entreprise et leur répercussion sur l’organisation.
A propos de l’étude
Cette étude s’est déroulée du 21 janvier au 12 avril 2013. Elle implique 430 répondants, dont 86% sont français et 14% en provenance de pays francophones d’Europe, d’Amérique et d’Afrique. Tous les secteurs économiques sont représentés. 

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